Por que os dados são um recurso valioso para sua empresa?

Como você constrói um recurso de dados eficaz e faz com que ele trabalhe para você? Neste artigo, verei por que os dados são tão importantes para qualquer organização e como aproveitar ao máximo seus recursos de dados.

Decisões ruins quase sempre se baseiam em fatos incorretos ou incompletos. Boas decisões mantêm sua organização competitiva. Em poucas palavras, é por isso que os dados são um recurso comercial tão importante.

Desde o início da civilização, nossos ancestrais conhecem o valor das informações. Na Mesopotâmia, tábuas de pedra que datam de 7000 a.C. registraram dados contábeis primitivos em forma de pictogramas. Essas tábuas antecederam a invenção da escrita convencional em vários milhares de anos. Essa descoberta empolgante provou ser detalhes de comércio, despesas e registros de colheitas. Mesmo naquela época, os fatos eram essenciais para a tomada de decisões.

Na era digital de hoje, estamos flutuando em um mar de dados registrados. Mas será que estamos usando-os de forma eficaz? Mega-organizações como o Google e a Amazon tratam os dados como seu recurso mais valioso. Se quiser que sua empresa cresça e seja eficaz, você precisa aprender com elas.

O acesso aos dados não deve ser prerrogativa do departamento de TI - os dados devem estar diretamente disponíveis para qualquer pessoa que precise tomar decisões. A democratização dos dados é o primeiro passo importante para usar seus dados de forma eficaz. Você precisa capacitar seus tomadores de decisão a recuperar e analisar os dados sempre que precisarem.

Como a SQL (Structured Query Language) é usada pela maioria das ferramentas de análise para recuperar dados, essa é uma habilidade obrigatória para qualquer pessoa que precise de informações significativas. LearnSQL.com.br's SQL para Iniciantes é um bom ponto de partida. Este curso explica os conceitos de bancos de dados relacionais e desenvolve as habilidades necessárias para extrair e analisar os dados de sua empresa. Com mais de 100 exercícios realistas e interativos, você obterá mais do que conhecimento: você também terá experiência em aplicá-lo.

Se quiser que sua empresa cresça e seja competitiva, você precisa tomar decisões informadas. Os dados são vitais para o sucesso de uma empresa de várias maneiras:

• Compreensão de sua empresa. Uma empresa bem-sucedida conhece as necessidades de seus clientes, mantém-se no topo das tendências do mercado e reage rapidamente quando as operações não estão funcionando bem. Como ela faz isso? Principalmente, tendo acesso às informações certas no momento certo.
• Aumento da produtividade. Todo processo de negócios sofre, de tempos em tempos, com gargalos e atritos; todo processo é propenso a erros. A análise de dados ajuda você a identificar onde estão os problemas. Isso permite que você mantenha seus clientes e funcionários satisfeitos e mantenha seus preços competitivos.
• Gerenciamento de r Coisas ruins acontecem. Os bancos vão à falência e as empresas perdem seu dinheiro, os sistemas de computador falham, os devedores deixam de pagar. Os dados corretos podem ajudá-lo a antecipar e planejar eventos adversos e compensar seus riscos.
• Definição, medição e avaliação de metas. Suas metas de negócios não devem ser baseadas em suposições. Elas devem ser baseadas em propósitos e, quando você define suas metas, precisa ter os recursos de dados para ver se elas estão sendo atingidas. Mantendo-se informado, você pode encontrar e eliminar quaisquer problemas que o estejam impedindo de atingir sua meta.
• Para manter-se competitivo, sua empresa precisa evoluir em um mundo em constante mudança. O acesso aos dados permitirá que você não apenas tenha boas ideias, mas também pesquise a melhor maneira de fazê-las funcionar.
• Prevenção de fraudes e roubos. Sem uma boa contabilidade e dados de controle de estoque, você corre o risco de perder todos os seus lucros para funcionários, fornecedores e clientes desonestos.
• Fazer com que seu dinheiro trabalhe para você. As melhores empresas nunca permitem que seu dinheiro seja improdutivo. Seu dinheiro deve sempre ser usado de forma a gerar mais dinheiro. Seu balanço patrimonial pode parecer saudável, mas você tem produtos parados nas prateleiras por longos períodos que talvez nunca sejam vendidos? Você tem dinheiro preso em dívidas duvidosas? Ou em uma conta bancária que não rende juros? Com os dados corretos, você pode sempre saber onde está seu dinheiro e onde ele pode ser usado para aumentar seus lucros.

Como você pode ver, os dados devem ser o ativo mais valioso de sua empresa. Mas que tipo de dados você deve armazenar? Onde você pode obtê-los? E como você pode ter certeza de que eles estarão facilmente disponíveis quando você precisar deles? Nas próximas seções, mostrarei como encontrar respostas para essas perguntas.

Que tipo de recursos de dados você precisa?

Para decidir quais dados você deve armazenar, primeiro é preciso decidir que tipo de informação será útil para você. Um bom ponto de partida é elaborar uma lista de casos de uso. Os casos de uso são descrições de cada circunstância em que os dados serão úteis para sua empresa. Um caso de uso deve responder às perguntas:

• Quem usará os dados?
• Quais dados serão usados?
• Por que eles os usarão?
• Quando eles precisarão deles?

Sua lista de casos de uso pode ser semelhante a esta:

Depois de saber como deseja usar os dados, será fácil planejar os recursos de dados necessários. Normalmente, as empresas precisam armazenar informações nas áreas detalhadas abaixo.

Dados de clientes

A maioria das empresas já armazena algumas informações sobre seus clientes: nome, endereço de cobrança, endereço de entrega, etc.. Mas muitas vezes isso não é suficiente para responder a perguntas que poderiam ajudá-lo a gerenciar melhor seus negócios. Os dados de seus clientes devem ajudá-lo a entender:

• Que tipo de clientes você tem?
• O que os diferentes tipos de clientes estão comprando?
• Quais são as necessidades deles?
• Onde eles estão?
• Que incentivos você poderia oferecer para que eles comprem mais?
• Eles estão satisfeitos? Como você pode torná-los mais felizes?
• Onde você pode encontrar pessoas semelhantes para segmentar como clientes em potencial?

Dados de vendas

Os dados de vendas, se usados adequadamente, são inestimáveis para planejar o crescimento futuro e monitorar o desempenho atual. Você deve ser capaz de comparar os dados atuais com os dados históricos para entender as tendências e avaliar o progresso comparando as vendas reais com as metas de vendas.

Dados operacionais

Seus dados devem ser capazes de lhe dizer:

• Se seus produtos estão custando caro
• Quais áreas estão operando de forma eficiente e quais não estão.
• Se seus níveis de estoque são adequados.
• Quais departamentos são mais eficientes.
• Onde os custos estão muito altos.

Isso permite que você faça alterações oportunas para manter as coisas funcionando sem problemas.

Dados de recursos humanos

Sua empresa não pode operar sem a equipe certa. Os dados o ajudarão a responder a perguntas como:

• Você consegue manter a equipe de que precisa?
• Você precisa de mais funcionários? Ou menos funcionários?
• A equipe está trabalhando como deveria?
• Você tem uma base de habilidades adequada?
• A equipe precisa de mais treinamento?

Dados contábeis

Todos precisam manter uma contabilidade para fins fiscais. Mas a sua contabilidade deve ser planejada de forma a fornecer informações importantes para a empresa. Elas devem informar se o dinheiro está sendo usado de forma eficaz, onde as despesas estão muito altas, quais áreas da empresa são lucrativas e muito mais.

Criação de recursos de dados eficazes

Para ser eficaz, seu recurso de dados precisa ser:

• Planejado de acordo com as necessidades da empresa.
• Precisos.
• Atualizados.
• Facilmente acessíveis.
• Estar disponível para as pessoas certas.

Você realmente sabe quais dados estão disponíveis? Talvez você tenha todos os dados corretos, mas eles podem estar em muitos lugares diferentes. Alguns podem estar em um banco de dados central; outros podem estar em vários aplicativos de software em diferentes computadores. Quantos dados valiosos estão espalhados em planilhas nos laptops dos membros da equipe? Quanto existe apenas na cabeça de seus funcionários experientes? E quanto está em papel armazenado em armários de arquivo?

Vamos examinar os estágios envolvidos para garantir que sua empresa tenha os dados certos disponíveis para as pessoas certas no momento certo.

Coleta de dados

Os dados têm que vir de algum lugar; planejar os métodos de coleta ajuda muito a garantir que os dados sejam abrangentes e precisos. Há muitas maneiras de coletar dados:

• Formulários manuais. Exemplos incluem formulários de solicitação de conta e formulários de registro de alunos. Se quiser que eles sejam preenchidos com precisão, você deve:
  • Solicitar somente dados relevantes, caso contrário as pessoas ficarão entediadas e descuidadas.
  • Permitir espaço suficiente para que os dados sejam preenchidos confortavelmente.
  • Ter instruções claras.
• Formulários on-line. Eles devem seguir as mesmas regras dos formulários manuais, mas também devem:
  • Fazer uso de recursos como listas suspensas e caixas de seleção. Isso ajuda a evitar dados inúteis (ou seja, dados imprecisos ou inutilizáveis).
  • Incluir validação adequada para garantir que os dados sejam razoáveis.
• Isso deve seguir as regras para formulários on-line. No entanto, como eles são voluntários, você precisa projetá-los com cuidado. Certifique-se de que eles não desperdicem o tempo de ninguém e que permitam que as pessoas se sintam bem ao fornecer os dados.
• Documentos manuais existentes. Se tiver dados valiosos em registros manuais, considere colocá-los no seu banco de dados central. No mínimo, indexe-os em seu banco de dados para que as pessoas saibam exatamente onde encontrar as informações de que precisam.
• Planilha d Se a sua equipe tiver informações úteis em seus laptops, considere a possibilidade de carregá-las em um banco de dados. Seu software de banco de dados pode ter um recurso para carregar dados de uma planilha em uma tabela. Caso contrário, geralmente é possível salvar a planilha como um arquivo CSV, que pode ser facilmente importado pelo seu sistema de gerenciamento de banco de dados.
• Dados de fontes externas. Geralmente é possível carregar dados fornecidos on-line ou por e-mail em seu banco de dados. Isso pode incluir:
  • Dados bancários.
  • Listas de preços de fornecedores.
  • Dados do Google Analytics.
  • Feeds RSS.
• Dados da IoT. A Internet das Coisas (IoT) inclui qualquer dispositivo que esteja conectado à Internet ou a um sistema de computador. Um exemplo pode ser um sistema de acesso de entrada, que registra em tempo real quem entrou e saiu de uma área de segurança.

Integridade dos dados

Para serem úteis, seus dados precisam estar atualizados, precisos e livres de duplicações. Não adianta analisar quantos clientes você tem em cada área se muitos deles são, na verdade, o mesmo cliente com um nome mal escrito.

O SQL é uma excelente ferramenta para limpar seus dados. Ele permite que você analise e repare seus dados e remova duplicatas. Obviamente, você precisa ter habilidades de manipulação de dados em SQL para poder fazer isso. LearnSQL.com.br O curso How to Insert, Update, and Delete Data in SQL (Como inserir, atualizar e excluir dados em SQL ) é perfeito para treinar sua equipe nessa área.

Armazenamento de dados

Se você precisa de informações rapidamente, não deve ter de esperar enquanto um especialista em TI reúne os dados de várias fontes diferentes. Para serem realmente úteis, seus dados precisam estar em um local central, geralmente conhecido como data warehouse. O data warehouse deve ser facilmente acessível a todos que precisam dos dados.

Os bancos de dados relacionais, também conhecidos como bancos de dados SQL, são a opção ideal para armazenar os dados necessários para análise. Isso se deve ao fato de que:

• Eles são facilmente acessíveis.
• Podem ser projetados e ajustados para obter o melhor desempenho.
• A equipe não técnica pode ser facilmente treinada para usá-los com eficiência.

Talvez você ainda precise armazenar os dados em outros formatos, mas eles devem ser carregados regularmente no data warehouse.

Análise de dados

Para analisar e visualizar seus dados com eficiência, vale a pena investir em uma ou mais das ferramentas realmente boas do mercado. Com elas, você pode extrair e agregar seus dados para transformá-los em informações significativas. Você também pode apresentá-los na forma de gráficos, diagramas e vários pictogramas para que possam ser facilmente compreendidos e compartilhados. Aqui estão algumas das principais ferramentas de análise de dados:

• Estou colocando essa ferramenta em primeiro lugar na lista porque a maioria das outras ferramentas a utiliza. Você precisa aprender SQL como a primeira etapa para dominar as habilidades de análise de dados. O SQL também pode ser usado de forma autônoma para extrair e agregar dados em relatórios significativos.
• Power BI. Essa é uma poderosa ferramenta de visualização de dados projetada especificamente para Business Intelligence. É adequada para pessoal não técnico e permite que os usuários combinem, agreguem e compartilhem dados. Inclui modelagem e visualização de dados
• Este é um software de análise estatística desenvolvido pela IBM. Com muitos métodos avançados de análise estatística, ele permite que os dados sejam apresentados em relatórios, tabelas e gráficos.
• Esse software de análise estatística é amplamente utilizado por pesquisadores. Os dados podem ser analisados e apresentados de várias formas diferentes.
• Python. Python é uma linguagem de programação de alto nível e simples de aprender. Muitas ferramentas de análise de dados permitem que você use Python para realizar tarefas matemáticas e de transformação de dados personalizadas. Se você quiser aprender a linguagem de programação mais popular do mundo, escolha LearnPython.com.

Se você quiser obter mais informações sobre essas e outras ferramentas de análise de dados, recomendo este artigo.

Fazendo o melhor uso de seus dados

Para serem eficazes, seus recursos de dados devem ser cuidadosamente planejados, armazenados de forma centralizada e disponíveis para todos os tomadores de decisão.

Durante todo o processo, o SQL é uma ferramenta inestimável. Ele pode ser usado para:

• Reunir dados de várias fontes em um data warehouse.
• Carregar dados de planilhas salvas no formato CSV em um banco de dados relacional.
• Limpar e corrigir dados.
• Extrair e analisar informações.
• Acessar dados para usar em ferramentas de análise e visualização de dados.

Em minha opinião, quase todas as organizações podem se beneficiar do desenvolvimento de habilidades sólidas em SQL. Este artigo discute como definir uma estratégia corporativa para treinar a equipe no uso de bancos de dados SQL. Os proprietários de empresas podem achar esta postagem do blog útil.

Você também pode ajudar seus funcionários a melhorar suas habilidades inscrevendo-os em bootcamps de ciência de dados para fornecer a eles o conhecimento e as habilidades necessárias para aproveitar o poder dos dados, melhorando seu desempenho, sua empregabilidade e sua contribuição para o sucesso da empresa.

Se você estiver interessado em criar um programa de treinamento em SQL para toda a empresa, adaptado para atender às suas necessidades, o LearnSQL.com.br terá prazer em ajudá-lo. Leia este estudo de caso para saber como começar.

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